Zorganizowaliśmy wspólnie 150 Narad!

Na początku trzeba uważnie i do końca przeczytać podpowiedzi dotyczące organizacji narady, a następnie porozmawiać z potencjalnymi lokalnymi sojusznikami (przedstawicielami instytucji, znajomymi) i wspólnie podjąć odpowiedzialną decyzję o ewentualnej organizacji lokalnej narady. W momencie podejmowania tej decyzji być może nie wszystkie elementy będą dopięte na ostatni guzik, ale przy bardzo ograniczonym czasie, jaki pozostał, trzeba uczynić założenia, że pojawią się one na czas.

Narada zorganizowana w zgodzie z opisaną tu procedurą zajmie uczestnikom od 2 do 3 godzin a organizatorom ok 2 godzin więcej, w tym ok. 1 godziny na przygotowanie sali i ok. 1 godziny po spotkaniu, na „odprawę” i podsumowanie rezultatów.

Przygotowanie spotkania i jego przeprowadzenie może być dla organizatorów/gospodarzy dość wyczerpujące, więc oczywiście można spotkać się na “odprawę” następnego dnia. Ważne, żeby nie odkładać tego za bardzo w czasie, bo trzeba całe zdarzenie mieć w pamięci “na świeżo”.

Narada powinna się odbyć w miejscu, które ma publiczny charakter. Najbardziej naturalnym jest teren konkretnej szkoły – np. sala gimnastyczna, hol, stołówka. Upewnij się, że miejsce przez ciebie wybrane, jest dostępne dla wszystkich i masz zgodę właściciela lub głównego użytkownika na zorganizowanie w nim spotkania.

Najlepiej, gdyby każda chętna szkoła organizowała takie zdarzenie oddzielnie. W pewnych przypadkach kiedy rozsądnie jest „połączenie sił”, może to być wspólne spotkanie osób pochodzących z kilku pobliskich szkół. Jeśli z jakiś powodów spotkanie na terenie szkoły będzie problematyczne, można rozważyć zorganizowanie debaty w innym, ale także publicznie dostępnym miejscu np. bibliotece, ośrodku sportu i rekreacji, domu kultury, urzędzie gminy.

W każdym jednak przypadku powinno to być miejsce, w którym możliwe jest swobodne ustawienie w pewnej odległości co najmniej 5 stołów, bo tego wymaga metoda world cafe, którą chcemy zastosować w czasie narad.

Każda lokalna narada musi mieć swojego głównego organizatora/kę. Oczywiście, jeśli tak będzie wygodniej, funkcję tę mogą pełnić 2 osoby, dzieląc się obowiązkami. To główny organizator/ka zgłasza chęć zorganizowania narady i podejmuje się całościowej koordynacji – nie tylko przed, w trakcie, ale w szczególności po spotkaniu – kiedy trzeba koniecznie wysłać do organizatorów rodzaj ustrukturyzowanego sprawozdania.

Osoba ta musi zapewnić sobie wsparcie 4-5 gospodarzy stolików. Liczba tych osób jest zależna od liczby uczestników, których się spodziewamy.

Do przeprowadzenia narady potrzebny jest też gospodarz/gospodyni narady. Funkcję tę może pełnić główny organizator/ka. Ważne, aby była to osoba potrafiąca zapanować nad uczestnikami, mająca odpowiedni „posłuch”, a zarazem elastyczna, potrafiąca „popychać” całe przedsięwzięcie i pilnować jego reguł. W pewnym sensie to rodzaj „wodzireja”, choć w tym wypadku nie chodzi o taniec, ale o proces rozmowy. Do zadań tej osoby należy podział na grupy, przedstawienie zasad, wyjaśnianie wątpliwości, pilnowanie czasu – po każdej z rund trzeba uczestników zmobilizować, żeby przesiedli się do kolejnego stolika. Rolą gospodarza jest też zaproszenie uczestników do wysłuchania podsumowań przygotowanych przez każdego z gospodarzy stolików. Ważne jest też docenienie wysiłków wszystkich osób, czyli m.in. podziękowania.

Dobrze byłoby zapewnić sobie wsparcie kilku osób (np. uczniów, aktywnych rodziców), którzy pomogą Wam w prostych, ale ważnych pracach tj. rozwieszeniu plakatów, organizacji sali, wskazywaniu drogi uczestnikom, przywróceniu sali po spotkaniu do „pierwotnego stanu”.

Główny organizator/ka narady powinien zgłosić plan organizacji zdarzenia poprzez prosty formularz dostępny tutaj. Zgłoszenie debaty oznacza akceptację reguł jej prowadzenia.

Przy organizacji narady warto postarać się o wsparcie ze strony lokalnych związków zawodowych, dyrekcji, rady rodziców, samorządu uczniowskiego a także lokalnego samorządu (w tym np. Młodzieżowej Rady, jeśli taka istnieje). Warto też rozważyć wsparcie ze strony lokalnych mediów - drukowanych i elektronicznych.

Na plakatach informacyjnych, których szablony znajdują się tutaj jest miejsce na wpisanie ewentualnych współzapraszających. Dodatkowo wsparcie powyższych instytucji będzie zapewne pomocne, ale nie jest warunkiem koniecznym organizacji Narady Obywatelskiej. W każdej lokalnej Naradzie chodzi przede wszystkim o jakość przedsięwzięcia, a nie olbrzymią liczebność uczestników. Jeśli ostatecznie na Naradzie pojawi się np. ok 20 osób to jest to dobry wynik i daje szansę na wartościową rozmowę.

Sposób zapraszania i informowanie o naradzie musi być dopasowany do zamierzonego i pożądanego rozmiaru spotkania oraz sprawdzonych w Waszych społecznościach lokalnych sposobów promocji. Byłoby dobrze w zaproszeniu prosić o potwierdzenie chęci uczestnictwa (podając np. adres mailowy organizatora).

Zależy nam na udziale „naturalnego” środowiska konkretnej szkoły.

W szczególności chodzi o 4 grupy

• nauczycieli
• uczniów (przy zapraszaniu ważne może być wsparcie samorządu uczniowskiego,a także Młodzieżowych Rad Gmin),
• rodziców (ważne wsparcie Rady Rodziców)
• przedstawicieli samorządu, w tym radnych.

Dobrze byłoby gdyby w Naradzie uczestniczyli przedstawiciele każdej z nich.

Co warto zrobić?

• umieścić plakaty /zaproszenia na korytarzu czy parkanie szkoły (szablony plakatów znajdują się tutaj, ale równie dobrze można oczywiście przygotować je samodzielnie),
• wykorzystać różne dostępne kanały – np. grupę rodziców uczniów Waszej szkoły na FB, Wasze prywatne profile, newsletter urzędu gminy

Trzeba pamiętać też, że nic nie działa tak skutecznie jak osobiste zaproszenie. Czasem osoby naprawdę najbardziej wartościowe z punktu widzenia procesu „nie pchają” się do uczestnictwa. Część takich osób organizatorzy mogą mieć „na radarze” np. liderzy opinii uczniów, związani ze szkołą aktywni rodzice, urzędnicy, radni zajmujący się tematem edukacji. Czasem najlepiej jest po prostu napisać lub zadzwonić do nich i powiedzieć wprost, że zależy Wam na ich obecności. Przy liczbach, o jakich myślimy w kontekście narady, to całkowicie wykonalne.

Optymalna liczba uczestników Narady to 20-40 osób. Jeśli spodziewacie się dużo większej liczby osób (albo po prostu nagle pojawi się ich znacznie więcej) warto rozważyć 3 opcje:

1. jeśli pozwala na to przestrzeń i znajdą się chętni do bycia gospodarzami - można zwiększyć liczbę stolików (i tym samym grup uczestników). Stoliki mogą mieć te same pytania (np zamiast pięciu stolików ustawić ich dziesięć - dublując pytania - 2 stoliki na każdy z tematów).
2. rozważyć zorganizowanie dodatkowej Narady np. następnego dnia.
3. W przypadkach ekstremalnych np. powyżej 100 osób warto się upewnić, czy wszyscy są zainteresowani pracą warsztatową. Wtedy być może warto zmienić nieco harmonogram spotkania i rozbudować część wstępną (audytoryjną przed podziałem na grupy) i w jej ramach dopuścić do rozmowy “z salą”. W szczególności można szerzej przedstawić umieszczoną na końcu tego dokumentu ankietę zawierającą 21 postulatów i poprosić o odniesienie się do niej (np. które z postulatów są najważniejsze, albo jakich zabrakło…). Koniecznie trzeba poprosić o wypełnienie ankiety przed opuszczeniem spotkania. Później pracę przy stolikach można prowadzić tylko z tymi uczestnikami, którzy zostaną.

Opcją ostateczną (dużo uczestników i wszyscy chcą uczestniczyć w warsztatach) jest przekonanie uczestników, że praca w warsztatach ma sens tylko w mniejszych grupach i poprosić uczestników o poddanie się procedurze losowania.

W ekstremalnych warunkach proponowana przez nas technika World Café stosowana była dla grup przekraczających 1000 osób. Chcielibyśmy oczywiście, żeby o edukacji rozmawiało jak najwięcej osób, ale mamy nadzieję, że tego rodzaju „sukces” frekwencyjny nie wydarzy się w żadnej szkole. Owszem, podobny efekt liczbowy mamy ambicje osiągnąć prowadząc akcje w dużej liczbie szkół.

Ze względu na specyfikę narady i opisane wyżej obawy (za mało lub zbyt dużo uczestników) warto roztropnie i mierząc siły na zamiary podejść do jej promocji.

Przed naradą trzeba zadbać o to, by na sali dostępne były:

• krzesła - możliwie najbardziej „mobilne.
• 5 stołów, wokół których może usiąść 6-8 osób.
• powierzchnie, do których można przyczepić tymczasowo większe płachty papieru (ściany,flipcharty)
• duże płachty papieru do położenia na stołach lub powieszenia obok nich (np. papier flipchartowy)
• wydrukowane ankiety
• kartki lub większe post-it, na których uczestnicy mogą notować/rysować
• naklejki (takie jak do adresowania kopert), na których uczestnicy mogą napisać swoje imię. Jeśli nie macie naklejek można skorzystać z taśmy malarskiej – wtedy każdy uczestnik odrywa sobie kawałek, pisze swoje imię i przykleja do ubrania.
• kolorowe flamastry + trochę długopisów lub ołówków, które mogą się przydać do pisania w czasie warsztatów i wypełnienia ankiety
• zegar – może być ten wiszący w sali lub po prostu skorzystajcie z minutnika w telefonie komórkowym
• 1-2 pudełka na zbierania ankiet wypełnianych przez uczestników
• jeśli sala/liczebność uczestników tego wymaga - nagłośnienie i mikrofon dla jednej osoby, (ale na ogół powinno się udać przeprowadzić naradę bez tego).
• Jeśli macie takie możliwości, warto zorganizować wodę i kubeczki, ew. kawę, herbatę. Ale bez przesady. To nie jest bankiet i co więcej, bez tego też się uda ;)

Ustawcie stoły i krzesła, tak by przy każdym z nich mogło usiąść ok 6-10 osób (oczywiście mogą siedzieć w pewnej odległości od centralnie ustawionego stołu). Stoły powinny być od siebie oddalone w takiej odległości, by uczestnicy siebie nie zagłuszali.

Na każdym stole połóżcie kilka dużych płacht papieru. Dobrze byłoby, gdyby jedna z nich była przygotowana wg wzoru przedstawionego tutaj (w nagłówku temat rozmowy i dwie kolumny - 1) jak jest? (diagnoza) i 2) jak chcemy, żeby było (postulat). Na tej płachcie warto spisywać na bieżąco najważniejsze ustalenia. Można z niej będzie po spotkaniu przepisać najważniejsze ustalenie do specjalnego formularza, który stworzyliśmy na potrzeby podsumowania debat.

Rozdzielcie też na poszczególnych stołach flamastry i mniejsze kartki, o których pisaliśmy wcześniej.

Rozłóżcie na krzesłach ankiety i ustawcie w widocznym miejscu pudełka do ich wrzucania.

Pamiętajcie o dobrym oznaczeniu przestrzeni – żeby uczestnicy łatwo trafili do sali.

Uczestników dobrze witać przy wejściu na salę. To zadanie gospodarza/y, ale też innych osób np. przewodniczącego rady rodziców, szefa samorządu. Ważne, aby uczestnicy poczuli, że autentycznie doceniane jest to, że się pojawili.

O tym, jak warto przeprowadzić naradę wykorzystując metodę world cafe piszemy w skrócie tutaj, a w szczegółach tutaj.

To nasza propozycja, bazująca na doświadczeniach z podobnych sytuacji, ale oczywiście to Wy będziecie gospodarzami, więc modyfikujcie ją według Waszego uznania.

Po zakończeniu narady, jeśli to możliwe (choć pewnie wszyscy będą zmęczeni) dobrze byłoby zostać w gronie organizatorów, aby:

• porozmawiać chwilę o tym doświadczeniu,
• ewentualnie od razu - razem z gospodarzami stolików - wypełnić formularz sprawozdania i spisać najważniejsze spostrzeżenia/ustalenia z każdego ze stolików. O tym, jak to zrobić, piszemy poniżej,
• jeśli starczy Wam siły, ewentualnie wpisać ankiety ewaluacyjne,
• podziękować sobie nawzajem ;)

Do tego przydadzą się wypełnione przy stolikach duże płachty papieru.

Podsumowanie można przygotować w edytorze tekstu albo w formularzu on-line, do którego link dostaną organizatorzy narad. Minimum, o które Was prosimy to zrobienie zdjęcia płacht i wysłanie go do nas na adres naradaobywatelska@gmail.com

W tej części trzeba/ warto:

• oficjalne przywitać uczestników w imieniu organizatorów i współorganizatorów
• objaśnić intencje spotkania i jego przebiegu 
• ewentualnie (jeśli będzie taka potrzeba) krótko wyjaśnić, dlaczego w tym czasie i w ten sposób nauczyciele prowadzą strajk
• poprosić uczestników o bardzo krótkie przedstawienie się

W tej części trzeba/ warto:

• wyjaśnić dokładnie reguły spotkania oraz prowadzenia rozmowy, a także rolę poszczególnych osób
• podzielić się na 5 grup, które następnie przysiądą się do 5 stolików
• równolegle rozmawiać o 5 pytaniach - przy każdym stoliku o innym (propozycje pytań/zagadnień do rozmowy znajdują się tutaj). W trakcie rozmowy warto wykorzystać duże płachty papieru podzielone na 2 kolumny - jak jest? i jak chcemy, żeby było?
• po 20 minutach uczestnicy zmieniają stolik - przechodzą do kolejnego, przy którym czeka jego gospodarz/gospodyni. Na początku słuchają, o czym do tej pory była mowa, a potem uzupełniają listę swoimi pomysłami. Tą czynność powtarza się aż wszystkie grupy odwiedzą już każdy stolik
• podsumować pracę przy stolikach - to zadanie dla gospodarzy stolików.
• poprosić uczestników, by wypełnili ankietę dot. poparcia dla postulatów przygotowanych przez JaNauczyciel i wrzucili ją do pudełek

W tej części trzeba/ warto:

• podziękować wszystkim uczestnikom, gospodarzom miejsca, tym, którzy pomogli przy organizacji;
• ewentualnie zapytać, czy ktoś z obecnych chce podzielić się krótką refleksją na temat spotkania;
• poprosić uczestników o wypełnienie ankiety oceniającej spotkanie oraz ankiety dotyczącej postulatów zaproponowanych przez środowisko JaNauczeciel;
• przypomnieć, że materiały z narad obywatelskich będą publicznie dostępne na stronie: www.naradaobywatelska.pl